India, Rusland of Frankrijk is. Een herkenbare huisstijl is heel belangrijk voor ons. Stockfoto’s zal je in onze wervingscam-pagnes bijvoorbeeld niet terugvinden, daarin zijn enkel échte werknemers te zien.”

EasyCatalog in plaats van repititief copy-paste 

Die nadruk op een internationaal gestroom-lijnde stijl betekent echter ook veel coördine-rend werk; precisiewerk dat nogal afstom-pend kan zijn. “Op een bepaald moment zaten we met een berg aan documenten in allemaal verschillende talen die inhoudelijk weliswaar hetzelfde waren, maar waarvan de cijfers vaak veranderden. Die documenten één voor één updaten was een ontzettend repetitieve klus — copy-paste eigenlijk. Omdat we onze tijd wel beter konden besteden, gingen we op zoek naar software die deze taak kon overne-men en automatiseren.”

Katrien ging bij Lab9 aankloppen voor een oplossing. “Thuis hadden wij vroeger een drukkerij, al onze Mac computers kwamen van Lab9. Ik kende hun service en wist dat zij echt met je meedenken — iets wat we bij Bekaert ook altijd proberen doen.” Toen Lab9 een demonstratie van EasyCatalog gaf, zag Katrien er meteen de voordelen van in. 

Lab9 hielp bij de opstart van de work-flow en organiseerde een opleiding voor Bekaert medewerkers die met het program-ma aan de slag zouden gaan. Vandaag is de software een vaste waarde binnen de building products unit van Bekaert. EasyCatalog zorgt ervoor dat dezelfde stijl gehanteerd wordt voor alle labels en datasheets. “Het doel is om deze software ook voor andere businessplat-formen binnen Bekaert in te zetten.”

Knop omdraaien 

“De overstap naar EasyCatalog was zo’n suc-ces dat de afdeling ‘corporate communication’ mij vroeg of we de software ook niet konden gebruiken voor onze zogenoemde ‘Trans-form-campagnes’, waarmee we wereldwijd personeel recruteren. Aangezien EasyCatalog daar niet helemaal voor geschikt was, beval Lab9 ons 2imagine aan. Met die software kunnen we een design online zetten, zodat andere Bekaert fabrieken overal ter wereld het op hun eigen teksten kunnen toepassen. Zo hoeft niet alles via ons te passeren, maar blijft de ontwerpstijl toch gewaarborgd.” Onlangs zette Katrien een derde samen-werkingsproject met Lab9 op poten. “Voor 

de opmaak van de jaarrapporten werkten we vroeger gewoon met Word en Excel. Maar het aantal tabellen was zo groot dat de bestanden te zwaar werden. Het werd duidelijk dat we op deze manier niet langer konden verder-werken. We moesten uitkijken naar andere oplossingen.”

Nu worden de jaarraporten opgesteld met Adobe InCopy. “Omdat we met meer dan tien mensen aan eenzelfde document werken, hadden we een sterker systeem nodig. Vroe-ger typten de mensen van de financiële dienst hun teksten in Word en zetten wij die om in een PDF. Met InCopy werken we nu allemaal meteen in hetzelfde document, wat ons toe-laat de rapporten sneller af te werken.” 

Een perfect staaltje van het beruchte Bekaert teamwork, volgens Katrien. “Mensen die niets van grafisch werk kennen, plots met een Adobe-programma laten werken in plaats van hun vertrouwde Word, is niet vanzelfspre-kend. Gelukkig had iedereen de juiste mindset om zonder problemen de knop om te draaien. Het samenspel van goede software en een team dat perfect samenwerkt, maakt dat we deadlines zonder stress halen. Het resultaat mag er zijn!”